Proje yönetimi becerilerinizi geliştirmek için beş strateji

Bir danışman olarak, çalışma hayatınız artık projeler etrafında dönüyor ve kilit rollerinizden biri proje yöneticisi. Bu konuda çok iyi olmalısınız çünkü zayıf proje yönetimi becerileri, danışmanlık kariyerinizin çok kısa ömürlü olacağı anlamına gelecektir. Mükemmel organizasyon ve iletişim becerileri, harika proje yönetiminin merkezinde yer alır. İşte sizi yolda tutmak için beş strateji.

1. Danışmanlık teklifinize temel bir proje planı ekleyin

Danışmanlık teklifinizi hazırlarken, temel bir proje planının temel bileşenlerini planlamak için zaman ayırdığınızdan emin olun, böylece herkes en başından aynı sayfada olur. İşte nelerin kapsanması gerektiği.

Başlıca görevler ve zaman dilimleri

Potansiyel müşteri, teklifinizi okurken ayrıntılarda çıkmaza girmek istemez. Ancak üstlenmeyi düşündüğünüz ana görevleri ve süreçleri ve ilgili zaman dilimlerini görmek istiyorlar. Temel bilgilerin hızlı ve kolay bir şekilde görüntülenip anlaşılabilmesi için basit bir tablo kullanıyorum.

Kapsamın içinde ve dışında nelerin olduğunu belirtin

Teklifinizde, projeye neyin dahil olduğunu ve neyin dahil olmadığını netleştirin. Teklifiniz belirsiz veya spesifik değilse, içeri girenler ve çıkanlar yoruma açık olabilir ve bu kesinlikle kaçınmak isteyeceğiniz bir şeydir.

Teslimatların neler olduğu konusunda net olun

Proje planınızın çoğu ne yapacağınızı açıklayacaktır. Ama aynı zamanda ne teslim edeceğinizi de belirtmelidir. Ve muhtemelen proje boyunca birçok çıktı var. Örneğin, bir nihai proje planı, bir paydaş danışma stratejisi, bir bulgu belgesi, bir rapor. Gerekli olacağını tahmin ettiğiniz anahtar çıktıların her birini belirtin.

Süreçler ve çıktılar için net zaman çizelgeleri çizin

Çok açık görünüyor, ancak her zaman iyi bakılmıyor. Anahtar, spesifik ve gerçekçi olmaktır - çünkü yeni danışmanların yaptığı yaygın bir hatanın danışmanlık tekliflerinde gerçekçi olmayan zaman dilimleri sağlamak olduğunu görüyorum. Her önemli görevi dikkatlice düşünün ve gerçekçi zaman çizelgelerinin haritasını çıkarın; bu, yalnızca alıntı yapmak için zamanınızı tahmin etmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda çıktılar için gerçekçi son tarihleri ​​işaret eder. Bunun için en önemli ipucum, sadece tahminde bulunmayın - biraz durum tespiti yapın ve haritasını çıkarın.

Kapsam kaymasının potansiyel alanlarını işaretleyin

Her projenin kapsam kayması potansiyeli vardır ve teklifiniz, bununla ilgili bir risk olduğunu düşündüğünüz alanları işaretlemelidir. Önemsiz endişelerinizi görmezden gelmeyin - bunları müşteriyi kapsam kayması potansiyeli konusunda uyaracak şekilde belgeleyin. Bu şekilde, gerekirse daha sonra herhangi bir tartışma veya yeniden müzakere için zemin hazırlarsınız.

Büyük müşteri sorumluluklarını dahil edin

Yeni danışmanlar genellikle projeyi yerine getirirken müşterinin sorumluluklarını dile getirme güveninden yoksundur. Ancak bu çok önemlidir – projenin genel tesliminden kesinlikle sorumlu olsanız da, müşteri ile ortaklaşa çalışıyorsunuz ve her projede, müşterinin sonunda projenin güvendiği sorumluluklar ve çıktılar olacaktır. Onların eylemleri de projenin başarısına katkıda bulunur, bu nedenle proje planınızda somut eylemlere dönüşen bu konuda bir tartışma olduğundan emin olun.

2. Bir Proje Planını Sonlandırın

Projeyi kazandığınızda, ilk görevlerinizden biri, müşteriyle nihai proje planı hakkında bir anlaşmaya varmaktır. Teklifiniz temel bilgileri sağlıyor, ancak şimdi müşteriyle ayrıntıları ayrıntılı olarak ortaya çıkarmak için bir ilk brifing toplantısı yapma fırsatı var. Teklif aşamasında, sınırlı bir bilgi düzeyiyle çalışıyorsunuz ve müşteriler genellikle resmi olarak işe alınmadan önce potansiyel danışmanlara karşı dikkatli davranıyorlar. Şimdi size arka plan hakkında daha fazla bilgi vermeye hazır olacaklar ve potansiyel olarak daha önce bilmediğiniz bazı ayrıntılar. Bu ayrıntıların bir kısmı proje planının yönlerini değiştirme ihtiyacını gösterebilir, bu nedenle bu ilk brifing toplantısını akıllıca kullanın, ihtiyacınız olan bilgileri toplayın ve ardından imza için müşteriye değiştirilmiş bir proje planı sağlayın. İmzalanan proje planı, proje boyunca hem sizin hem de müşteri için plan haline gelir. Bir uyarı – proje planını sonlandırırken amacınız maliyetleri artırmak veya son teslim tarihlerini uzatmak değildir. Bu nedenle, elbette, süreç ve görevler konusunda esnek olun, ancak bu çoğunlukla önerilen bütçeniz dahilinde hala elde edilebilecek alternatiflerle ilgili olmalıdır. Değişiklikler artan maliyetlere veya daha uzun zaman dilimlerine neden olacaksa, brifing toplantısında müşteriyi bu konuda uyardığınızdan emin olun, böylece değişiklikler üzerinde anlaşmaya varılabilir.

3. Kapsam kaymasına ve bütçeye dikkat edin

Birkaç hafta önce üzerinde çalıştığım bir projenin yönünü değiştirmesi gerekiyordu. Bire bir telefon görüşmesi yapmayı planladığımız önemli bir dış paydaş, kurumunda yarım günümü kıdemli personeliyle görüşme yaparak geçirmemi istedi. Bunun mükemmel bir hareket olduğunu hissettim, ancak benim yapmam gereken çağrı olmadığı için müşteriyi geçtim. Müşteri, bunu kabul etmenin politik olarak akıllıca olacağına karar verdi, yani her şey yolunda. Ancak görüşmemiz sırasında zaman çerçevesi ve maliyet konusunu gündeme getirdiğimden emin oldum. İlk olarak, beş kıdemli personel ile bir toplantı ayarlamak [tüm bu günlüklerde zaman bulmak] biraz zaman alacaktı, bu da genel proje zaman dilimlerini geciktirecekti. İkincisi, daha fazla zamanımı alacaktı ve bu nedenle müşterinin maliyetini artıracaktı. Müşteri bunu kabul etti, ancak konuşmayı benim yapmam önemliydi. Ayrıca aramayı, maliyet ve zaman dilimlerindeki değişiklikleri detaylandıran bir e-posta ile takip ettim.

Bu nedenle, çalışmaya başladığınızda, herhangi bir noktada projenin işin kapsamına bağlı kalmadığını görürseniz, müşteriye mümkün olan en kısa sürede yazılı olarak bildirin, özellikle bu onlara daha pahalıya mal olacaksa. Sadece işe koyulmayın ve sonunda daha büyük bir fatura gönderin.

4. Tüm proje son tarihlerini izleyin

Artık bir danışman olduğunuza göre, son teslim tarihiyle olan ilişkiniz çok sağlam olmalı. Zamanında teslim etmek, iyi bir danışmanı vasat bir danışmandan çok net bir şekilde ayıran şeylerden biridir. Zamanında teslim etme konusunda bir itibar geliştirmek istiyorsunuz çünkü iş için rekabet ederken diğer her şey eşitse ve diğer danışmanlar zamanında teslim ettikleri biliniyorsa ve siz değilseniz, sonucunun ne olduğundan oldukça emin olabilirsiniz. o süreç olacak.

Proje planınız, ana olaylar veya çıktılarla uyumlu birden fazla kilometre taşı içermelidir. Çok sayıda daha küçük teslim tarihi oluşturmak, ivmeyi sürdürmek ve son teslim tarihine zamanında ulaşmak için anahtardır.

Son teslim tarihlerinden bazıları, müşterinin bir şeyleri tamamlamasına veya teslim etmesine bağlı olacaktır ve bunu yönetmek zor olabilir. Stratejim, her zaman bu son tarihlerin karşılanmasını kolaylaştırmak için elimden geleni yapmaktır, örneğin, müşteriye vadesi gelenleri çok önceden hatırlatmak veya işlerin ilerlemesini sağlamak için bir ilerleme çağrısı ayarlamak. Tabii ki, bu her zaman işe yaramaz ve kaçınılmaz olarak müşterinin gecikmeleri nedeniyle bazı teslim tarihleri ​​kaçırılır. Böyle bir durumda, akışı takip edin, ancak müşteriyi bunun proje teslim tarihlerinin geri kalanını nasıl etkileyeceği konusunda bilgilendirin ve her zaman konuşmaları bir e-posta ile yedekleyin.

5. Neden Orada Olduğunuzu Hatırlayın

Bir keresinde, sürekli olarak proje kapsamımızın dışındaki alanlara dağılan bir danışman meslektaşımla çalıştım. Sadece sinir bozucu olmakla kalmıyordu, aynı zamanda işleri tekrar rayına oturtmak için çok çalışmam gerektiği anlamına geliyordu. Belirli bir proje için sözleşme imzaladığınızı ve kapsam ve parametrelerin proje planınızda açıkça detaylandırıldığını unutmamak önemlidir. Proje yöneticisi olarak bu kapsamda kalmanız gerekir – gereksiz yere kafa yormayın, öncelikli olmayan görevlerle veya ofis politikalarıyla dikkatinizi dağıtmayın. Elinizdeki projeye odaklanmanız ve taahhüt ettiğiniz şeyi teslim etmeniz gerekiyor.

Bir danışman olarak artık işinizde baş proje yöneticisi sizsiniz - işin yükü sizinle birlikte bitiyor. İtibarınızı ve müşteri tabanınızı büyütmek istiyorsanız proje yönetimi becerilerinizi mükemmelleştirmeniz gerekir.