Kapsam kayması ile mücadele ediyor musunuz?

Proje kapsamını yönetmek, danışmanları geceleri uyanık tutmaya meyilli olan zor konulardan biridir.

Müşterinizin proje kapsamıyla ilgili beklentilerini yönetmek için beş ipucu.

Küçük işletmeniz bir danışmanlık uygulamasıysa, büyük olasılıkla proje tabanlı bir ortamda çalışıyor olacaksınız - kısa-orta vadeli projeler için satış konuşması yapıyor ve yürütüyor olacaksınız. Başarılı olacaksanız, proje yönetimi becerilerinizi gerçekten geliştirmeniz gerekir.

Proje kapsamını yönetmek, danışmanları geceleri uyanık tutmaya meyilli olan zor konulardan biridir. Ve bunun önemli bir yönü, müşterinizin proje kapsamındaki beklentilerini yönetmektir; esas olarak, siz ve müşteriniz arasında ne yapacağınız ve ne teslim edeceğiniz konusunda ortak bir anlayış oluşturmak ve sürdürmekle ilgilidir.

İşte bu beklentileri yönetmenize yardımcı olacak beş ipucu.

İpucu 1: Danışmanlık teklifinizde kapsamla ilgili beklentileri netleştirin

Proje kapsamı ile ilgili beklentileri yönetmeniz gereken ilk nokta, danışmanlık teklifinizdedir. Ne yapmayı planladığınızı, ne sunmayı planladığınızı ve ne kadar zaman harcamayı planladığınızı burada belirleyebilirsiniz. Teklif ihtiyaçlarınız, tüm bunları yeterli ayrıntıda ortaya koyan temel bir proje planını içerir, bu nedenle teklif ettiğiniz şeyin kapsamı potansiyel müşteri için açıktır.

Elbette, teklifinizin odak noktası öncelikle ne yapacağınızdır. Ancak müşterinin yapacağını varsaydığınız önemli bir şeyi belirtmeyi unutmayın. Örneğin, proje bir paydaş çalıştayı içeriyorsa ve bununla ilgili yönetim ve maliyetlerden müşterinin sorumlu olacağını varsayıyorsanız [ör. mekan kiralama, davetiyeler, yemek servisi] daha sonra herhangi bir karışıklığı önlemek için heceleyin. Her şey, en başından itibaren beklentilerini yönetmekle ilgili.

İpucu 2: Kapsam kaymasına neden olma potansiyeline sahip olduğunu düşündüğünüz sorunları önceden belgeleyin

Genellikle bir teklif hazırlarken, işler başladığında kapsamı genişletme potansiyeline sahip olduğunu düşündüğüm sorunlarla ilgili bazı rahatsız edici endişelerim oluyor. Örneğin, sunmayı önerdiğim şey, müşterinin belirli nicel verileri kolayca erişilebilir bir formatta sağlamasına dayanıyor ve müşterinin belirttiği kadar kolay elde edilmeyeceğine dair gizli bir şüphem var. Yıllar geçtikçe bu endişeleri görmezden gelmemeyi öğrendim ve sizi içgüdülerinize güvenmeye ve onları dikkate almaya teşvik ediyorum. Bu nedenle, proje planınızda belirtildiği gibi her şeyi teslim etme kapasitenizi etkileyebilecek kontrolünüz dışında sorunlar olduğunu düşünüyorsanız, bunları teklifinizde önceden işaretleyin.

Bunu basitçe 'Kapsamla ilgili sorunlar' başlıklı bir bölüm altında yapıyorum. Müşteriyi, ileride kapsam sorunları olabileceği konusunda en baştan uyarır ve bu sorunların belgelenmesi, işlerin değişeceğinden şüphelendiğiniz şekilde değişirse yeniden müzakere etmenin yolunu açar.

3. İpucu: Beklenmeyen sorunlar ortaya çıktığında müşteriyle şartları yeniden müzakere etmeye hazır olun

Teklif ve proje planıyla harika bir iş çıkarmış ve olası kapsam alanlarını önceden işaretlemiş olsanız bile, proje sırasında tahmin etmediğiniz şeyler olabilir ve olabilir, bu da proje planında bazı ayarlamaların yapılması gerektiği anlamına gelir. Bu normaldir ve genellikle düzeni değiştirmek için iyi nedenler vardır. Ancak danışmanlar için ortak bir tuzak, sözleşme şartlarını yeniden müzakere etmeden ortaya çıktıkça kapsam değişikliklerinin akışına ayak uydurmaktır. Danışman olarak ilk günlerimde, kapsam değiştiğinde müşteriyle yeniden müzakere edecek özgüvene sahip değildim, ancak kısa sürede öğrendim ki, bu çoğu zaman cebimden çıkmak anlamına geliyordu. Bu nedenle, bu size olursa, kurşunu ısırmanız ve herhangi bir değişikliğin zaman ve maliyet etkilerini müşterinizle tartışmanız gerekir. Yine, her şey ne yapacağınız, neyi ne zaman teslim edeceğiniz konusundaki beklentilerini yönetmekle ilgilidir. Ve bunu hiç sorun eden bir müşterim olmadı - genellikle makul [ve müzakere edilen] kapsam değişiklikleri için maliyeti ayarlamaya tamamen açıklar.

4. İpucu: Zaman dilimleriyle ilgili beklentileri yönetin

Zaman çerçevelerini ve son teslim tarihlerini yönetmek, danışmanlık işinin bir parçasıdır. Ancak kontrolünüz dışında olan her türlü şey zamanında teslimat yapmanıza engel olabilir. Deneyimlerime göre, bir proje sırasında, öncelikle müşteri tarafındaki sorunlardan dolayı genellikle kaçınılmaz gecikmeler olur. Örneğin, önemli bir paydaş toplantısını bir araya getirmeleri beklenenden daha uzun sürebilir veya taslak raporunuzla ilgili geri bildirimin geri alınmasında gecikmeler olabilir. Sebep ne olursa olsun, kamu sektörüne danışırken bu tür gecikmelere karşı esnek olmanız gerekir. Ancak yine de müşterinizin beklentilerini yönetmeniz gerekiyor. Gecikme, sonundaki bir şeyden kaynaklansa bile, müşterinizi bu gecikmelerin genel proje zaman çerçeveleri için ne anlama geldiği ve kararlaştırılan son teslim tarihlerini karşılama yeteneğiniz hakkında bilgilendirmeniz gerekir.

Müşteriler, kontrolünüz dışındaki koşullardan kaynaklanan vardiyalarda genellikle sorun yaşamazlar. Ancak varsayımlarda bulunmayın – bir e-posta güncellemesi gönderin, böylece hem sizin hem de müşterinin bir kaydı olur ve beklentiler bir kez daha netleşir.

İpucu 5: Geri bildirim süreçleriyle ilgili beklentileri yönetin

On sekiz yıllık danışmanlıktan sonra bile, zamanımı, proje teslim zaman dilimlerini veya her ikisini de ilgilendiren kapsam kayması potansiyeli nedeniyle müşterilerden önemli belgeler hakkında geri bildirim alma süreçleri beni hala hayal kırıklığına uğratabilir.

İşte tipik bir örnek. Teklifimde, proje yönlendirme grubundan bir taslak rapora geri bildirim eklemek için yarım gün süre tanıdım. Ancak şimdi taslak rapor hazır olduğuna göre, yönlendirme grubu geri bildirim için tüm üst düzey yöneticilere, yani sekiz kişiye daha gitmesi gerektiğine karar veriyor. Tabii ki, bu stratejide yanlış bir şey yok ve kesinlikle buna uyum sağlamak için esnek olmam gerekiyor. Ancak ek geri bildirimi gözden geçirmek ve damıtmak, alıntıladığımdan daha fazla zamanımı alacak ve aynı zamanda proje zaman dilimlerini de havaya uçuracak.

Kendinizi bu durumda bulursanız, müşteriye değişikliklere uyum sağlamaktan memnun olduğunuzu bildirin, ancak onlara zaman ve maliyet etkileri konusunda tavsiyelerde bulunarak beklentilerini ayarladığınızdan emin olun. Sadece onunla birlikte giderseniz, son teslim tarihleriyle mücadele edecek ve cebinizden çıkacak olan sizsiniz.

Bunda hiç şüphe yok; proje kapsamı, özellikle danışmanlık konusunda yeniyseniz, yönetilmesi zor bir iştir. Tabii ki amacınız her zaman kapsam içinde kalmaktır, ancak gerçekçi olarak bu her zaman mümkün değildir. Esnek olun ve yaklaşımınızı gerektiği gibi ayarlayın, ancak her zaman müşterinizin beklentilerini yönetmeye dikkat edin, böylece onların bakış açısından hala yüksek değer ve mükemmel hizmet sunuyorsunuz.